Bízom benne, hogy Önök nem tartoznak azok közé, akiket nem érdekel, milyen minőségű szövegek kerülnek ki a kezükből. Sokan ugyanis felteszik maguknak a kérdést, hogy miért olvassák újra, amit már egyszer leírtak, hisz aki kíváncsi rá, úgyis megérti az üzenetet. Ilyenkor azonban nem mérik fel, hogy egy kutyafuttában összedobott szöveggel valójában saját magukat minősítik.
Ahhoz, hogy megelőzzék az esetleges kritikákat, nem árt betartani néhány lépést. Többek között hagyni kell, hogy maguktól jöjjenek a gondolatok, de az is segíthet, ha előtte vázlat készül az adott témában, az ellenőrzéssel pedig a legvégén érdemes foglalkozni.
A szövegszerkesztők használatakor biztonságot nyújthat a sokak által amolyan elgépelés-ellenőrzőnek tartott helyesírás-ellenőrző program, amely zöld vagy piros hullámos vonalakkal jelzi az elütések zömét, kiszűri a klasszikus helyesírási hibákat, de nem szabad százszázalékosan megbízni benne. Például nem minden esetben tudja, hogy mikor kell egybe- vagy különírni a szavakat.
Itt rögtön az egybeírt öltözőszekrény és annak különírt változata, az öltöző szekrény jutott eszembe. Előbbi A magyar értelmező kéziszótár szerint a levetett ruha tartására való szekrény, amellyel egyebek mellett tornatermi öltözőkben találkozhatunk, míg utóbbi egy olyan szekrényre utal, amelyik magától felöltözik. Ezt a különbséget a helyesírás-ellenőrző program egyáltalán nem érzékeli, épp ezért kell résen lenni.
Ha nem szorít a határidő, a munka befejeztével ajánlott néhány percre félretenni a szöveget, majd friss szemmel elolvasni elejétől a végéig. Az igényesebbek fellapozhatják a helyesírási szótárt vagy kereshetnek egyet a világhálón, így jó eséllyel azokat a hibákat is kiszűrik, amelyeknél a helyesírás-ellenőrző program megbukott.
Amennyiben szeretnék színesebbé tenni a szöveget, hatalmas segítség lehet a rokon értelmű szavak szótára, persze itt is kell figyelni az árnyalatnyi különbségekre. Például, ha az eszik szóra keresünk szinonimát, nem biztos, hogy a zabál lesz a legjobb választás, mivel rendszerint másfajta étkezési módot értünk alatta. Sőt az énekel és a kornyikál közé sem tehető egyenlőségjel.
A szöveg csiszolásának egy másik hatékony módja a hangos olvasás, aminek köszönhetően olyan hibák is feltűnhetnek, amelyeken addig átsiklott a figyelem, például rá lehet érezni arra, hogy hová kellene még vesszőt tenni, de az elütések, valamint az ékezethiányos szavak is szemet szúrhatnak. Amennyiben ez a művelet zavarná a kollégákat, elég elképzelni, hogy hangzana a szöveg hangosan olvasva.
Végül pedig javasolt feltenni néhány kérdést, például azt, hogy van-e összefüggés a cím, a bevezető és a bekezdések között, sikerült-e átadni az üzenetet, netán vannak-e értelmi zavarok a szövegben? Nem szabad megvárni, hogy az olvasó jelezzen vissza az esetleges tartalmi hibákkal kapcsolatban.
Tisztában vagyok vele, hogy nem lehet egy-két perc alatt átesni az imént említett lépéseken, de kétségkívül megéri a fáradozást. Ha másoktól elvárjuk, hogy pontosak, közérthetőek és igényesek legyenek, miért ne követelhetnénk meg ugyanezt magunktól? Amennyiben szükséges, akár a helyesírásban jártas ismerősöket is be lehet vonni a munkafolyamatba, vagy ha hosszabb lélegzetvételű, nehéz szövegről van szó, egy szakember, például egy korrektor is sokat segíthet.